Передай дальше: 9 простых способов делегировать задачи и делать больше

Важно помнить одно главное правило, о котором когда-то сказал сенатор США Байрон Дорган. Это правило звучит так: "Вы можете делегировать полномочия, но вы не можете делегировать ответственность". Другими словами, вы можете попросить кого-нибудь выполнить задание за вас, но вы не можете заявить о своей непричастности, если оно не будет выполнено.

Прежде чем поручать кому-то выполнение задачи, убедитесь в том, что оно будет выполнено в срок и с желаемым результатом. А для этого нужно помнить о девяти основных моментах:

Кратко и по делу в Telegram

1. Планы и понимание задачи

В первую очередь спросите у человека, которому планируете поручить задание, есть ли у него в графике свободное время для этого. Это, как минимум, снизит риск срыва сроков выполнения задачи и покажет человеку, что вы проявляете к нему уважение. Когда люди не чувствуют, что их уважают, они выполняют работу спустя рукава.

Но спросить о времени — это только начало дела. Кроме этого, нужно уточнить:

- крайний срок завершения проекта, а также любые промежуточные сроки;
- описание проекта (любые неясности могут быть неверно истолкованы);
- перечень ожиданий, например, сколько времени вы хотите, чтобы человек потратил на проект;
- соответствующие ресурсы и контактные лица (в большинстве проектов задействовано несколько человек).

2. Обязательное доверие

Насколько вы уверены в том, что этот человек справится с задачей? Если вы полностью не доверяете этому человеку, не делегируйте ему работу. Либо найдите кого-то, кому вы действительно можете доверить выполнение всего проекта, либо поручите человеку то, с чем он справится наверняка. Если ни один из этих вариантов не подходит, возможно, вам придется выполнить задание самостоятельно.

3. Необходимые ресурсы

Какие инструменты нужны человеку для выполнения поставленной вами задачи? Если вы не предоставите ему то, что нужно, вы не сможете предъявить какие-либо претензии в случае невыполнения или не качественного / не своевременного выполнения.

Ресурсы могут быть разными. Например:

Финансовые ресурсы. Требуется ли покупка чего-либо для выполнения делегируемой задачи? Если да, убедитесь, что у человека есть доступ к финансам, необходимым для покупки.

Помощь коллег. У разных людей разные компетенции. Если человек, которому вы делегируете задачу, не обладает всеми необходимыми навыками, есть ли у него кто-то еще, на кого он может положиться? Кстати, вы тоже попадаете в эту категорию. Готовы ли вы отвечать на вопросы по мере их появления?

Читайте также: Не дать выгореть: как руководители могут помочь сотрудникам

Информационные ресурсы. Предоставили ли вы человеку все подробности и все источники, которые понадобятся ему для выполнения задачи? В письменной форме составьте список инструкций, ожиданий и других заметок, которые могут ему пригодиться.

Практические и физические ресурсы. Если вы просите кого-то разобрать стопку документов — вы дали все документы? Если вы хотите, чтобы человек представлял компанию на выставке — есть ли у него нужная одежда и другие презентационные материалы?

4. Поощрение

Какая мотивация у человека, чтобы хорошо выполнять свою работу, не говоря уже о том, чтобы выполнять работу вообще? В некоторых случаях вашего уважения и признательности может быть достаточно. В других случаях вам нужно будет предоставить ему какое-то вознаграждение.

Важно соотнести рассматриваемую задачу с вознаграждением. Вы бы не купили кому-нибудь новенький автомобиль, потому что человек помыл за вас посуду. Точно так же нельзя ожидать, что разработчик ПО потратит десятки часов на создание вашего приложения за какие-то $50.

Если сомневаетесь, спрашивайте. Какой компенсации ожидает человек, которому вы поручаете задачу? Если вы не согласны с его ответом, ничего страшного. Но вам нужно будет найти золотую середину, если вы хотите поддерживать хорошие рабочие отношения с этим человеком.

5. Никакого микроменеджмента

Ничто так не убивает мотивацию и доверие, как микроменеджмент. В опросе, проведенном одной из кадровых компаний, более двух третей респондентов заявили, что микроменеджмент подорвал их моральный дух.

Если вы ожидаете, что что-то будет сделано определенным образом, опишите это в кратком пояснении к проекту. Если вы не можете точно объяснить, что имеете в виду, возможно, вам лучше сделать это самому.

6. Большие задачи разделять на более мелкие

Делегирование не в том, чтобы просить кого-то сделать все за вас; речь идет о передаче на аутсорсинг областей за пределами вашего опыта или ограничений по времени.

Чтобы разбить крупные проекты, сначала подумайте об общей картине: какова ваша цель? как должен выглядеть конечный продукт? Затем возьмите лист бумаги. Обозначьте 3–15 ключевых шагов, которые вам нужно сделать для этого. Обдумайте порядок, в котором эти шаги должны быть выполнены. Иногда это будет очевидно: например, сообщение в блоге нельзя отредактировать до его написания. В других случаях это не так: следует ли вам сначала приготовить закуски или, в первую очередь, поставить в духовку запеканку, поскольку она будет готовиться не менее часа?

Подумайте о порядке и характере каждой подзадачи, решая, что делегировать. Вероятно, вам не следует передавать задачу, которую нужно выполнить как можно скорее. Но если это выходит за рамки вашей основной компетенции, это нужно будет сделать.

7. Понятные последствия

Что произойдет, если человек, которому вы поручили задание, провалит его? Вы просто пожмете плечами?

Если вы это сделаете, вы покажете, что вас не волнует вклад человека. Это не только свидетельствует о неуважении к человеку, с которым вы работаете, но и снижает ожидания в отношении будущих проектов.

Как и в случае со поощрениями, важно согласовать последствия с характером проблемы. Если провал стал следствием ваших нечетких инструкций, не наказывайте другого человека. Но если вы доверили свои сбережения деловому партнеру, а он проиграл их в казино, возможно, вам придется обратиться в соответствующие органы власти и разорвать связи с этим человеком.

Читайте также: Три круга: как научиться распределять задачи по приоритету, а не по срочности

Большинство последствий, конечно, оказываются где-то между этими полюсами. Предоставьте человеку четкое понимание возможных последствий. Один сорванный срок сдачи проекта — это повод для вынесения строгого выговора, но не увольнения. Однако если это повторяется постоянно, можно говорить о снижении оплаты труда или понижении по службе с сокращением круга обязанностей.

8. Союзничество

Очень часто в процессе работы над задачами могут возникать различные препятствия. Помните, что вы в одной команде с человеком, которому делегировали работы. Сделайте все возможное, чтобы помочь ему преодолеть возникшие обстоятельства.

"Союзнический" подход означает относиться к ошибкам как к опыту обучения, приветствовать вклад человека, при необходимости предоставлять больше ресурсов и обеспечивать обоснованную обратную связь после окончания работы над задачей.

9. Серьезное отношение к обратной связи

Говоря об обратной связи, помните, что это дорога с двухсторонним движением. Вы предоставляете человеку свои комментарии и пожелания о том, что можно было бы сделать лучше. Но и этот человек может многое вам рассказать. Поощряйте его высказывать свое мнение и взгляды на выполненную работу. Вы можете спросить:

- "Что я мог бы сделать лучше в этом проекте?"
- "Я настроил тебя на успех?"
- "Как я могу облегчить твою работу в следующий раз?"
- "Какую самую большую ошибку я сделал в этом проекте?"

Однако запрос на обратную связь — это только половина дела. Если вы хотите, чтобы ваши коллеги всегда честно высказывали свое мнение обо всех аспектах работы над проектом, вам нужно претворить их предложения в жизнь. Если вы этого не сделаете, значит, вы не цените то, что они говорят.

Источник