Три круга: как научиться распределять задачи по приоритету, а не по срочности

Списки, заметки, календари — это отличные инструменты для управления постоянно растущим списком дел, которые вам нужно выполнять ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Но насколько эти инструменты эффективны для вас? Вы можете четко определить вашу личную приоритетность задач на их основе?

Сколько раз вы проводили вечера, составляя список дел, только для того, чтобы одна внезапная встреча перечеркнула все планы? Сколько раз вы просматривали свой список в конце недели и задавались вопросом: "Почему я не чувствую удовлетворения?" или "Почему я потратил всю неделю на какие-то авралы вместо того, чтобы делать то, что действительно важно для меня, моей команды, моей семьи и моей работы?"

Кратко и по делу в Telegram

Возможно, ответ не в том, что вам нужно делать, а в том, как вы организуете выполнение этих задач. Если вы внимательно посмотрите на свои списки, то увидите некую закономерность — в них всегда есть задачи, которые вы должны выполнить, которые вам нужно выполнить и которые вы хотите выполнить. Именно эта структура и поможет вам составить план согласно ваших приоритетов, а не постоянного бега по кругу в попытке срочно решить вопросы, возникающие ежечасно. Рассмотрим эту структуру подробнее.

Что я должен сделать?

Задачи, которые вы должны сделать, — это задачи, которые, независимо от других пунктов, вы должны выполнить. Чаще всего, это дела, которые определяются какими-либо внешними факторами: руководством, семьей, детьми, друзьями и т.д. Если ваш ребенок посещает спортивные тренировки, вы должны отвезти его, иначе он не доберется в спортзал. Если руководитель поручил вам сдать отчет в пятницу, вы должны его завершить до конца недели.

Читайте также: На распутье: как научиться разумно принимать решения

По сути, в списке "я должен" находятся те пункты, которые часто становятся источником стресса, потому что мы никак не можем на них повлиять. Но, мы всегда можем изменить свое отношение к этому — тогда и выполнять станет гораздо легче.

Что мне нужно сделать?

В эту часть входят задачи, которые вы определили как важные. Когда вы вычеркиваете их списка после завершения работы над ними, вы чувствуете удовлетворение от того, что выполнили запланированное на день, неделю или месяц.

Этот пункт чаще всего вызывает внутренние конфликты. Мы вносим в него все, что только можно, пока он не разрастется до размеров, вызывающих у нас состояние стресса. Но если вы внимательно присмотритесь к тому, что записываете в этот пункт, то поймете, что далеко не все запланированные задачи, действительно важно сделать на этой неделе или именно сегодня. Часто в этот список попадает не то, что "нужно" сделать, а то, что вы хотите сделать.

Что я хочу сделать?

Сколько пунктов из вашего списка вы хотите завершить на этой неделе? Зачем? Что делает эти задачи такими особенными, что вы готовы отодвинуть все остальное? Что они вам дают? Какую приносят пользу для вашего благополучия? Что отличает их от тех, что "нужно" сделать?

Проще говоря, в этот список входят ваши профессиональные и личные желания, достигая которых, вы ложитесь вечером спать с ощущением продуктивно прожитого дня. Но всегда ли эти "хочу" решают вопросы, которые "нужно" решить? Ведь наши желания — вещь непостоянная. Сегодня мы хотим учить итальянский, а завтра мечтаем научиться играть на виолончели. Этот список слишком нестабильная величина.

На три части

Самое главное, что нужно понять — откуда берутся ваши приоритеты. Тогда вы сможете ими управлять, а не искать самый быстрый способ поставить очередную галочку в своем списке. Если вы четко можете отличить то, что вы "должны" сделать, от того, что вам "нужно" или вы "хотите" — у вас сразу появляется четкое видение приоритетов выполнения задач.

Читайте также: Больше или меньше: когда высокие ожидания мешают жить

Чтобы научиться классифицировать дела, попробуйте воспользоваться несложным упражнением:

- Возьмите лист бумаги и нарисуйте на нем три круга. Назовите их "Должен", "Нужно", "Хочу".
- Впишите в каждый круг все задачи, которые планируете на этой неделе с разбивкой по соответствующим категориям. Не увлекайтесь слишком насыщенным планом, иначе рискуете не выполнить большей части запланированного и в конце недели, вместо удовлетворения, почувствовать подавленность.
- Сравните задачи в кругах:
— Есть ли противоречащие друг другу приоритеты?
— Можете ли визуально определить, какая из задач может быть отменена или перенесена?
— Есть ли сходство в задачах?
— Ваши потребности обусловлены вашими желаниями?
— Вы действительно можете сделать так много всего за одну неделю?

Через неделю проанализируйте результат:
- Чего вы добились?
- Какие задачи перешли из одного круга в другой?
- Какие задачи конфликтовали друг с другом?
- Какие внешние обстоятельства повлияли на то, что вам пришлось перенести выполнение задачи, которая была для — вас важной?
- Насколько близко вы подошли к цели, которой хотели достичь на этой неделе?

Выполняйте это упражнение каждую неделю, пока не научитесь четко определять свои приоритеты и планировать задачи в соответствии с ними.

Источник